Assistant(e) juridique / administratif - Règlement / Recherche

Au sein de la succursale d’ADD située à Clermont-Ferrand, vous êtes responsable du secrétariat et du soutien administratif de l’équipe locale, composée d’un directeur (lui-même régleur), d’un généalogiste, ainsi que de deux assistantes.

En vous appuyant sur vos qualités humaines et professionnelle, vous établissez un climat de travail fluide et efficace avec les deux chercheurs. Cela vous permet d’optimiser la gestion de leur portefeuille de dossiers, en appliquant leurs directives tout en étant également force de proposition et autonome dans votre organisation personnelle au quotidien.

Vous êtes notamment responsable de :

Gestion quotidienne de la succursale :

• Interface avec les fournisseurs et prestataires locaux (ménage, fournitures de bureau…)
• Commandes de fournitures ADD et goodies marketing auprès de la maison-mère

Assistanat Recherche – en coordination avec les chercheurs :

• Commande d’actes
• Ouverture, enregistrement et distribution du courrier,
• Préparation de contrats de révélations et procurations,
• Rédaction de courriers informatifs,
• Gestion des appels des héritiers,
• Compilation des dossiers en vue de leur transfert en phase de règlement.

Assistanat Règlement – en coordination avec les régleurs :

• Vérification et validation des dossiers à déposer aux notaires
• Rédaction de courriers informatifs,
• Gestion des appels des héritiers,
• Suivi administratif des étapes nécessaires au règlement définitif du dossier
• Production des « comptes de répartition »
• Archivage

Vous comprenez les enjeux des dossiers et permettez, par votre rigueur et votre compréhension de leurs composantes, une résolution rapide et efficace des sujets qui vous sont confiés.